Zásady zpracování osobních údajů

1.1 Vaše osobní údaje, které nám poskytnete za níže uvedenými účely, jsou zpracovávány naší organizací Tiskárna Ministerstva vnitra, se sídlem Bartůňkova 1159/4, 149 01 Praha 11-Chodov, IČ 60498005, příspěvková organizace je zapsána v živnostenském rejstříku pod číslem jednacím 1036/95/prav (dále jen „naše organizace“ nebo „správce”).

1.2. S Vašimi osobními údaji nakládáme v mezích obecně závazných právních předpisů a dbáme na to, aby nedošlo k neoprávněnému nakládání, případně k jejich zneužití. Vašeho soukromí si vážíme a respektujeme ho.

1.3. Některé z vámi poskytovaných údajů mají povahu osobních údajů ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“). Zpracování osobních údajů je nezbytnou součástí naší činnosti. Bez poskytnutí osobních údajů a bez jejich zpracování bychom Vám nemohli poskytnout naše služby, uzavřít s Vámi smluvní vztah a plnit povinnosti z něj vyplývající.

1.4. Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje nebo síťový identifikátor.

1.5. Budete-li mít jakékoliv dotazy týkající se problematiky zpracování Vašich osobních údajů a jejich ochrany, kontaktujte nás, prostřednictvím telefonního čísla 997 887 312 nebo e-mailovou poštou na e-mailové adrese info@tmv.cz.

2.1. Soulad s právními předpisy – Ochrana Vašich osobních údajů je naší prioritou a při zpracování Vašich osobních údajů tak dodržujeme veškeré povinnosti a plníme veškeré požadavky stanovené příslušnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

2.2. Základní zásady zpracování osobních údajů – Při zpracování osobních údajů se řídíme následujícími základními zásadami zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady zpracování“).

  • Zásada zákonnosti, korektnosti a transparentnosti – Vaše osobní údaje zpracováváme korektně a zákonným a transparentním způsobem.

  • Zásada účelového omezení – Shromažďujeme (a zpracováváme) Vaše osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a současně je dále nezpracováváme způsobem, který je s těmito účely neslučitelný.

  • Zásada minimalizace údajů – Zpracováváme Vaše osobní údaje pouze v rozsahu, který je pro účely zpracování Vašich osobních údajů přiměřený, relevantní a nezbytný.

  • Zásada přesnosti – Zpracováváme pouze přesné osobní údaje a v případě potřeby Vaše osobní údaje aktualizujeme.

  • Zásada omezení uložení – Zpracováváme (ukládáme) Vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná s ohledem na účely zpracování Vašich osobních údajů, příp. po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

  • Zásada integrity a důvěrnosti – Zpracováváme Vaše osobní údaje pouze způsobem zajišťujícím náležité zabezpečení Vašich osobních údajů před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

  • Zásada odpovědnosti – Neseme odpovědnost za dodržování výše uvedených Zásad zpracování.

3.1. Osobní údaje zákazníků e-shopu – Na vyřízení Vaší objednávky (tedy na uzavření kupní smlouvy a plnění této smlouvy) od Vás budeme potřebovat Vaše jméno a příjmení/obchodní jméno, adresu (trvalé bydliště, dodací adresa) /místo podnikání, IČ pokud je přidělené), DIČ (pokud je přidělené) e-mailovou adresu, telefonní číslo. Vámi poskytnuté osobní údaje jsou nezbytné pro uzavření kupní smlouvy, na plnění smluvních povinností – vyřízení objednávky, dodání zboží, fakturace a plnění kupní smlouvy, v níž vystupujete jako jedna ze smluvních stran. Kromě údajů potřebných k vyřízení Vaší objednávky zpracováváme také Vaši historii objednávek a v případě registrace také login a heslo k Vašemu účtu.

Osobní údaje zpracováváme za účelem vybavení a doručení Vaší objednávky, archivace, která je potřebná ke splnění povinností vyžadovaných obecně závaznými předpisy. Osobní údaje poskytuje zákazník naší organizaci, vyplněním objednávky v e-shopu, a to v elektronické podobě.

Informace se zpracovávají:

a) v listinné podobě – objednávka, faktura;

b) v programech MS Office na interním serveru TMV-obchodní korespondence;

c) v programu PREMIER – účetní doklady, faktura, objednávka, dodací list;

d) v programu na externím serveru ČNB.

Informace se ukládají:

a) v uzamčeném prostoru oddělení expedice;

b) jako data v programech MS Office na interním serveru TMV;

c) v programu Premier;

d) jako data na externím serveru ČNB.

Informace se ukládají a likvidují ve lhůtách dle zákona o archivnictví a spisové službě, zákona o účetnictví.

3.2 Osobní údaje ostatních smluvních partnerů (dodavatelé, odběratelé, atd.) – Od našich smluvních partnerů, naše organizace získává a zpracovává osobní údaje, nezbytné pro uzavření smluvního vztahu, jde zejména o titul, jméno a příjmení, adresa (trvalé bydliště, kontaktní adresa) / místo podnikání, případně sídlo provozovny / IČO – identifikační číslo organizace, DIČ – daňové identifikační číslo (pokud je přiděleno), telefonní číslo (mobil, domů, zaměstnání atd.), e-mailová adresa, údaje kontaktní osoby (pokud existuje), a číslo bankovního účtu (pokud předmětem smlouvy má být peněžní plnění), podpis fyzické osoby. Tyto údaje slouží na Vaši přesnou identifikaci a umožňují nám plnit smluvní povinnosti. Přesný rozsah povinných údajů závisí od konkrétního smluvního typu. Bez toho, aby byly tyto povinné údaje poskytnuty, nelze smlouvu uzavřít.

Informace poskytuje smluvní partner, a to v listinné podobě, e-mailem, telefonicky nebo ústně při jednání.

Výše uvedené osobní údaje, které nám poskytnete zpracováváme pro účely uzavření smluvního vztahu a plnění povinností vyplývajících ze smluvního vztahu, a archivace, které je potřebná ke splnění povinností vyžadovaných obecně závaznými právními předpisy.

Informace se zpracovávají:

a) v listinné podobě – objednávka, faktura, splátkový kalendář, smlouva;

b) v programech MS Office na interním serveru TMV-obchodní korespondence;

c) v programu PREMIER – účetní doklady, faktura, objednávka, dodací list;

d) v programu Cicero – při založení zakázky, adresa zákazníka, fakturační údaje;

e) v programu NEN na externím serveru Ministerstva pro místní rozvoj;

f) v programu na externím serveru ČNB.

Informace se ukládají:

a) v uzamčeném prostoru vedoucí zásobování, ekonomickém oddělení a oddělení zakázek;

b) jako data v programech MS Office na interním serveru TMV;

c) v programu Premier;

d) v programu Cicero

e) jako data v programu NEN na externím serveru Ministerstva pro Místní rozvoj;

g) jako data na externím serveru ČNB.

Informace se ukládají a likvidují ve lhůtách dle zákona o archivnictví a spisové službě, zákona o účetnictví, zákona o veřejných zakázkách apod.

3.3. Osobní údaje předplatitelů – Od předplatitelů našich nabízených periodik, naše organizace získává a zpracovává osobní údaje, nezbytné pro uzavření smluvního vztahu, jde zejména o titul, jméno a příjmení, adresa (trvalé bydliště, kontaktní adresa) / místo podnikání, případně sídlo provozovny (dodací adresa) / IČO – identifikační číslo organizace, DIČ – daňové identifikační číslo (pokud je přiděleno), telefonní číslo (mobil, domů, zaměstnání atd.), e-mailová adresa, údaje kontaktní osoby (pokud existuje), a číslo bankovního účtu (pokud předmětem smlouvy má být peněžní plnění), podpis fyzické osoby. Tyto údaje slouží na Vaši přesnou identifikaci a umožňují nám plnit smluvní povinnosti předplatného časopisů. Přesný rozsah povinných údajů závisí od konkrétního smluvního typu. Bez toho, aby byly tyto povinné údaje poskytnuty, nelze smlouvu uzavřít.

Informace poskytuje smluvní partner, a to v listinné podobě, e-mailem, telefonicky nebo ústně při jednání.

Výše uvedené osobní údaje, které nám poskytnete zpracováváme pro účely uzavření smluvního vztahu a plnění povinností vyplývajících ze smluvního vztahu, tj. zajištění předplatného daného časopisu, a archivace, které je potřebná ke splnění povinností vyžadovaných obecně závaznými právními předpisy.

Informace se zpracovávají:

a) v listinné podobě – objednávka, zálohový list, faktura;

b) v programech MS Office na interním serveru TMV-obchodní korespondence;

c) v programu PREMIER – účetní doklady, faktura, objednávka, zálohový list;

f) v programu na externím serveru ČNB.

Informace se ukládají:

a) v uzamčeném prostoru oddělení předplatného;

b) jako data v programech MS Office na interním serveru TMV;

c) v programu Premier;

g) jako data na externím serveru ČNB.

Informace se ukládají a likvidují ve lhůtách dle zákona o archivnictví a spisové službě, zákona o účetnictví apod.

3.4. Osobní údaje subjektů v souvislosti s vyřizováním podnětů, žádostí o splnění práv a dotazů – Pro zodpovězení dotazů a vyřízení podnětů a žádostí o splnění práv adresovaných naší organizaci budeme zpracovávat osobní údaje poskytnuté osobou, která dotaz či požadavek vznesla. Takto poskytnuté osobní údaje bude naše organizace zpracovávat pouze v nezbytném (poskytnutém) rozsahu a jen do doby vyřízení dotazu, požadavku na splnění práv či podnětu, nevznikne-li potřeba zpracovávat osobní údaje pro jiný účel (například pro ochranu práv a právem chráněných zájmů naši organizace). Tyto osobní údaje nám poskytujete dobrovolně, jelikož bez jejich znalosti by naše organizace nebyla schopna dotaz, požadavek na splnění práv či podnět vyřídit, a proto se Váš souhlas se zpracováním osobních údajů nevyžaduje. Informace se zpracovávají v elektronické podobě (eM Client). Informace se ukládají pouze na dobu nezbytně nutnou k vyřízení záležitosti.

3.5. Osobní údaje uchazeče o zaměstnání – Naše organizace zpracovává osobní údaje uchazeče o zaměstnání v rozsahu uvedeném v životopise, motivačním dopise a jiných přílohách, které nám uchazeč o zaměstnání zašle. Tyto osobní údaje zpracováváme za účelem výběrového řízení. Po jeho ukončení, resp. pokud s námi nevznikne pracovní vztah (založený pracovní smlouvou nebo některou z dohod uzavíraných mimo pracovní poměr dle Zákoníku práce), budou Vaše osobní údaje zlikvidovány. Pokud chcete, abychom Vámi poskytnuté údaje zpracovávali pro případ, pokud bychom pro Vás našli jinou vhodnou pracovní pozici, musíte nám s tímto udělit Váš souhlas. Poskytované informace jsou v tomto rozsahu: titul, jméno a příjmení, rodné číslo, adresa trvalého bydliště, profesní CV, e-mail a telefonní čísla (mobil, domů, zaměstnání apod.). Informace od uchazeče o zaměstnání získává naše organizace v listinné podobě, e-mailem, telefonicky nebo ústně při hovoru.

Informace se zpracovávají:

a) v listinné podobě v „Osobním spisu zaměstnance“;

b) v programech MS Office na interním serveru TMV.

Informace se ukládají:

a) v listinné podobě – v uzamčeném prostoru ekonomického úseku;

b) jako data v programech MS Office na interním serveru TMV.

Informace se po ukončení jednání s uchazečem v zákonné lhůtě likvidují.

3.6. Osobní údaje zaměstnanců – Naše organizace shromažďuje informace o zaměstnancích, které jsou potřebné ke zpracování personální agendy a to v tomto rozsahu:

a) titul, příjmení, jméno;

b) rodné číslo;

c) OEČ;

d) adresa trvalého bydliště;

e) kontaktní adresa;

f) osobní dotazník;

g) životopis;

h) kopie rodného listu;

i) čestné prohlášení o předchozích zaměstnáních;

j) žádost zaměstnance na zasílání mzdy na číslo účtu;

k) doklad o lékařské prohlídce;

l) fotokopie dokladu o dosaženém a dalším vzdělání;

m) potvrzení o zaměstnání od předchozího zaměstnavatele;

n) výpis z rejstříku trestů;

o) pracovní smlouva a její dodatky;

p) platový výměr;

q) doklad o zdravotním pojištění;

r) název pracovního zařazení a náplˇm práce;

s) podpis zaměstnance;

t) dohoda o dovednosti za svěřené hodnoty;

u) záznam o školení bezpečnosti práce.

Informace se získávají tak, že je naší organizaci poskytne samotný zaměstnanec, a to v listinné podobě (originály i kopie), e-mailem, telefonicky či ústně.

Informace se zpracovávají:

a) v listinné podobě v „Osobním spisu zaměstnance“;

b) v programech W97 a MS Office na interním serveru TMV.

Informace se ukládají:

a) v listinné podobě – v uzamčeném prostoru ekonomického úseku;

b) jako data v programech W97 a MS Office na interním serveru TMV.

Informace se ukládají a likvidují ve lhůtách dle zákona o archivnictví a spisové službě a zákona o účetnictví.

3.7. Kontaktních osob smluvních partnerů – V případě, že jste zaměstnancem našeho smluvního partnera a byl jste označen jako kontaktní osoba pro komunikaci s naší organizací, zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu: jméno a příjmení, e-mailová adresa, pracovní zařazení a pracovní telefonní číslo. Přesný rozsah osobních údajů závisí od konkrétního smluvního typu.

4.1. Vaše údaje jsou u nás v bezpečí. Pečlivě si vybíráme své partnery, kterým Vaše data svěřujeme a kteří jsou schopni zajistit takové technické a organizační zabezpečení Vašich údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Vašim datům či k jejich jinému zneužití.

4.2. Vaše osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu poskytnuté a zpřístupněny zejména společnostem, se kterými má naše organizace uzavřeny smlouvy o zpracování osobních údajů. Jedná se o subjekty, s nimiž je spolupráce nezbytná pro správné vyřízení Vaší objednávky nebo jde o dodavatele IT služeb či auditory.

Ve vztahu k Vašim osobním údajům máte zejména následující práva:

5.1. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů – V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo svůj souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů kdykoli odvolat, a to kterýmkoliv způsobem uvedeným dále. Váš souhlas můžete odvolat v celém rozsahu nebo jen částečně ve vztahu k jen některým Vašim osobním údajům nebo jen některým účelům zpracování. Odvoláním Vašeho souhlasu však není dotčena zákonnost předchozího zpracování Vašich osobních údajů.

5.2. Právo na přístup k osobním údajům – Máte právo získat od naší organizace potvrzení o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme či nikoliv.

V případě, že Vaše osobní údaje skutečně zpracováváme, máte právo získat přístup k Vašim osobním údajům a právo na poskytnutí následujících informací: (a) účelech zpracování, (b) kategoriích dotčených osobních údajů, (c) příjemcích (či kategoriích příjemců), kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny (zejména pak o příjemcích ve třetích zemích), (d) plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy (zpracovávány), nebo není-li možné tuto určit, tak o kritériích použitých ke stanovení této doby, (e) existenci práva požadovat od naší organizace opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování a o právu vznést námitku proti tomuto zpracování, (f) právu podat stížnost u dozorového úřadu, (g) zdroji osobních údajů, pokud nebyly získány od Vaší osoby, a o (h) skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a o souvisejících použitých postupech, jakož i o významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování pro Vaši osobu. V případě předávání Vašich osobních údajů do třetích zemí máte dále právo být informován o případných vhodných zárukách, které se vztahují na takové předávání.

Přístup ke zpracovávaným osobním údajům Vám poskytneme tím způsobem, že Vám poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů. Poskytnutí první kopie je bezplatné. Za poskytnutí dalších kopií na Vaši žádost můžeme účtovat přiměřený poplatek (s přihlédnutím k vynaloženým administrativním nákladům).

Výše uvedená potvrzení, informace a kopie Vám budou Společností poskytnuty písemně či v elektronické formě. Jestliže však podáte žádost v elektronické formě, budou Vám potvrzení, informace a kopie poskytnuty v elektronické formě, ledaže požádáte o jiný způsob.

5.3. Právo na opravu a doplnění osobních údajů – Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje týkající se Vaší osoby.

S přihlédnutím k účelům zpracování máte též právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

5.4. Právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“) – Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu vymazali Vaše osobní údaje, a to v případě, že:

a) Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly naší organizací shromážděny nebo jinak zpracovány;

b) odvoláte Váš souhlas se zpracováním, pokud Vaše osobní zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, a současně pokud neexistuje žádný jiný právní důvod zpracování Vašich osobních údajů;

c) vznesete námitky proti zpracování Vašich osobních údajů (k tomu viz blíže článek níže) a současně nebudou existovat žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;

d) vznesete námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu;

e) osobní údaje byly z naší strany zpracovány protiprávně;

f) nebo Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené příslušnými právními předpisy, jimž jsme vázáni;

e) nebo osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti dítěti.

V případě uplatnění práva na výmaz a splnění podmínek pro tento výmaz Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, ledaže bychom Vaše osobní údaje potřebovali pro plnění právní povinnosti, pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků či pro účely archivace.

Pokud byly Vaše osobní údaje zveřejněny, přijmeme s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení přiměřené kroky, včetně technických opatření, abychom informovali další správce, kteří osobní údaje zpracovávají, že jste požádali, aby Vaše osobní údaje byly vymazány.

5.5. Právo na omezení zpracování osobních údajů – Máte právo na to, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů, a to v následujících případech:

a) budete popírat přesnost Vašich osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit;

b) zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní a budete odmítat výmaz osobních údajů a místo toho žádat o omezení jejich použití;

c) Vaše osobní údaje již nebudeme potřebovat pro účely zpracování, ale Vy je budete, požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

d) nebo vznesete námitku proti zpracování (k tomu viz blíže článek níže), a to na dobu, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

V případě, že bude zpracování Vašich osobních údajů k Vaší žádosti omezeno, mohou být Vaše osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, naší organizací zpracovávány pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.

V případě, že bude zpracování Vašich osobních údajů k Vaší žádosti omezeno, budeme Vás informovat o případném zrušení omezení zpracování.

5.6. Právo na přenosnost osobních údajů – Máte právo získat Vaše osobní údaje, jež jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, to však pouze v následujících případech:

a) zpracování Vašich osobních údajů je založeno na Vašem souhlasu nebo na plnění smlouvy mezi naší organizací a Vaší osobou;

b) a (současně) zpracování je naší organizací prováděno automatizovaně.

V případě splnění výše uvedených podmínek pak máte právo na to, abychom Vaše osobní údaje předali přímo druhému, Vámi určenému, správci (ledaže by to nebylo technicky proveditelné).

5.7. Právo vznést námitku – Z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů založenému na Vašem souhlasu nebo na oprávněném zájmu.

V případě uplatnění této námitky nebudeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat, ledaže (a) bychom prokázali závažné oprávněné důvody pro takové zpracování, které by převažovali nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo (b) by to bylo nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů (včetně profilování) pro účely přímého marketingu – v případě uplatnění této námitky nebudeme Vaše osobní údaje nadále zpracovávat.

5.8. Právo nebýt subjektem automatizovaného individuálního rozhodování včetně profilování – Máte právo nebýt předmětem žádného automatizovaného rozhodování, tedy rozhodování založeného výhradně na automatizovaném zpracování Vašich osobních údajů, včetně profilování, které má pro Vaši osobu právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká, ledaže je toto zpracování:

a) nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi Vámi a naší organizací;

b) povoleno právem Evropské unie nebo České republiky;

c) nebo založeno na Vašem výslovném souhlasu.

Zároveň Vás informujeme, že v případě podezření, že Vaše osobní údaje jsou zpracované neoprávněné, máte právo podat Úřadu na ochranu osobních údajů České republiky stížnost.